하루 2시간 더 확보하는 일정 관리 비법

우리 모두는 하루 24시간이라는 한정된 시간을 가지고 있습니다. 하지만 효과적인 일정 관리법을 사용하면, 기존의 하루 일정을 효율적으로 최적화하여 하루 2시간을 더 확보할 수 있습니다. 이는 단순히 시간이 부족해서 불편함을 겪는 이들에게뿐만 아니라, 보다 생산적인 하루를 보내고 싶은 모든 사람에게 유용한 방법입니다. 이 글에서는 하루 2시간을 추가 확보할 수 있는 일정 관리 비법을 소개하고, 어떻게 더 효율적으로 시간을 사용할 수 있는지에 대해 살펴보겠습니다.

 

 

1. 우선순위 설정의 중요성: 중요한 일에 집중하기

1) 해야 할 일 목록 작성 및 우선순위 매기기

하루 2시간을 추가 확보하는 첫 번째 비법은 우선순위를 명확히 설정하는 것입니다. 우리의 하루는 다양한 일들로 가득 차

있으며, 모두를 동시에 할 수는 없습니다. 효과적인 일정 관리를 위해서는 해야 할 일을 목록으로 작성하고, 그 중에서 가장 중요한 일부터 처리하는 습관을 들여야 합니다.

• 우선순위 매기기: 중요한 일, 긴급한 일을 먼저 처리하고, 덜 중요한 일이나 미루어도 되는 일은 나중으로 미뤄둡니다. 이를 위해 **‘아이젠하워 매트릭스’**와 같은 방법을 활용할 수 있습니다. 아이젠하워 매트릭스는 일을 네 가지 카테고리로 나누어, **‘긴급하고 중요한 일’, ‘긴급하지 않지만 중요한 일’, ‘긴급하지만 중요하지 않은 일’, ‘긴급하지 않고 중요하지 않은 일’**로 분류하여 우선순위를 매기는 방법입니다.
• 중요한 일부터 처리하면, 남는 시간은 덜 중요한 일이나, 시간을 낭비할 수 있는 활동에 쓸 수 있습니다.

2) ‘타임블로킹’ 기법으로 시간 구획하기

우선순위가 결정된 후에는 각 일정을 ‘타임블로킹(time blocking)’ 기법을 통해 시간대로 구획하는 것이 중요합니다. 타임블로킹은 하루 일정 중 특정 시간에 특정 일을 하는 방식으로, 집중력을 극대화할 수 있습니다. 이 방법은 일을 처리하는 시간을 명확히 하고, 그 시간을 다른 활동에 방해받지 않도록 합니다.

• 예를 들어, 오전 9시부터 11시까지는 이메일 확인, 11시부터 12시까지는 중요한 회의, 12시부터 1시까지는 점심시간, 1시부터 3시까지는 집중적인 업무 등을 할당할 수 있습니다. 이처럼 일정한 시간대에 일정한 일을 하게 되면, 시간 낭비를 줄이고 더 많은 일을 할 수 있게 됩니다.

 

2. ‘배치 작업’과 멀티태스킹의 함정

1) 배치 작업으로 효율성 높이기

시간을 잘 관리하려면 유사한 작업들을 배치 작업(batch working)으로 묶어서 한 번에 처리하는 것이 좋습니다. 여러 가지 작업을 동시에 하는 것보다는 비슷한 종류의 일들을 한꺼번에 처리하는 것이 효율적입니다. 예를 들어, 이메일 확인, 전화 응대, 서류 작업 등을 한 번에 처리하면, 각 작업마다 시간을 시작하고 중단하는 과정을 줄여, 시간 낭비를 최소화할 수 있습니다.

• 배치 작업 예시: 이메일을 하루에 몇 차례 정해진 시간에만 확인하고, 그 시간 동안 답변을 모아서 처리합니다. 중요한 업무도 한번에 처리하도록 하여 업무의 흐름을 끊지 않도록 합니다.
• 이와 같은 배치 작업을 통해 불필요한 전환 시간을 줄여, 일을 더 효율적으로 처리할 수 있습니다.

2) 멀티태스킹의 함정 피하기

하루를 더 효율적으로 사용하려면 멀티태스킹의 함정을 피해야 합니다. 멀티태스킹은 여러 일을 동시에 처리하려는 시도이지만, 실제로는 집중력을 분산시켜 더 많은 시간이 소모되기 때문에 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다. 한 가지 일을 끝낸 후 다른 일을 시작하는 단일 작업 집중 방식이 더 효과적입니다.

• 예를 들어, 중요한 업무나 창의적인 생각이 필요한 일은 반드시 단일 작업에만 집중하고, 멀티태스킹을 피해야 합니다.
• 하나의 업무를 끝낸 후, 그다음 업무로 넘어가는 방식으로, 효율적인 시간 관리가 가능합니다.

 

3. 시간을 낭비하지 않는 환경 조성

1) 방해 요소 없애기

효율적인 시간 관리는 시간을 관리하는 환경을 어떻게 조성하느냐에 따라 달라집니다. 예를 들어, 스마트폰 알림, 이메일, 소셜 미디어 등은 일할 때 가장 큰 방해 요소가 될 수 있습니다. 이러한 방해 요소를 차단하거나 최소화하는 것이 매우 중요합니다.

• 작업 집중 환경 만들기: 스마트폰을 방해받지 않도록 **‘비행기 모드’나 ‘알림 끄기’**를 설정하고, 컴퓨터의 경우 업무와 관련된 앱만 열어두기를 권장합니다. 또한, 주변 환경을 조용하게 만들어 집중할 수 있는 공간을 마련하는 것도 좋은 방법입니다.
• 시간 차단 기법을 사용하여 일정 시간 동안 방해받지 않고 일을 처리하는 방법도 효과적입니다.

2) 일의 전환을 위한 짧은 휴식 시간

일을 계속해서 이어 나가다 보면 지치고 집중력이 떨어질 수 있습니다. 짧은 휴식 시간을 자주 가지는 것도 매우 중요합니다. 이는 5분에서 10분 간격으로 짧은 휴식을 취함으로써 장시간 집중할 수 있도록 돕습니다. ‘포모도로 기법’과 같은 방법을 통해, 집중력과 에너지를 재충전할 수 있습니다.

• 짧은 휴식 시간은 일의 효율성을 높이는 중요한 요소입니다. 이를 통해 더욱 집중력을 유지하며, 업무 속도를 높일 수 있습니다.

 

4. 꾸준한 점검과 개선: 일정 관리의 지속적 발전

1) 하루 일과 평가와 개선

효율적인 일정 관리는 하루 일과를 마친 후 반드시 점검하고 평가하는 것에서 시작됩니다. 자신이 계획한 일정을 잘 지켰는지, 예상보다 시간이 더 걸린 일은 무엇인지 점검하고, 그에 맞게 다음 일정을 조정할 수 있어야 합니다.

• 매일 자신의 일정과 목표를 점검하며 필요한 부분을 개선하는 과정은 하루 2시간을 더 확보하는 데 필수적입니다.
• 주간/월간 계획을 세우고, 매일 점검함으로써 보다 지속적으로 효율적인 시간을 관리할 수 있습니다.

2) 유연하게 계획 조정하기

하루를 마친 후에는 자신의 일정이나 목표를 유연하게 조정할 수 있어야 합니다. 어떤 일이 예기치 않게 지연되거나, 더 중요한 일이 생길 수 있기 때문에, 계획에 대한 유연성을 가지고 조정하는 능력이 필요합니다.

• 유연하게 계획을 조정하여 예상치 못한 일들이 생겨도 불필요한 스트레스 없이 적절하게 일정을 맞출 수 있습니다.

 

결론: 일정을 효율적으로 관리하면 하루 2시간이 더 생긴다

효과적인 일정 관리는 하루 2시간을 확보하는 중요한 비법입니다. 우선순위 설정, 배치 작업, 멀티태스킹 피하기, 환경 조성, 그리고 지속적인 점검과 개선을 통해 우리는 더 많은 일을 효율적으로 할 수 있습니다. 이를 통해 하루를 보다 집중적이고, 체계적으로 관리하며, 하루 2시간을 더 확보하여 개인적인 성과와 목표 달성을 이루어낼 수 있습니다.